ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
dla witryny internetowej www.carpcup.app
I.
Postanowienia podstawowe i status Administratora
Niniejsze Zasady przetwarzania danych osobowych (dalej jako „Zasady”) w sposób wiążący, przejrzysty i wyczerpujący regulują sposób, zakres oraz cele przetwarzania danych osobowych osób fizycznych przez spółkę MIBO-SPRINGS s. r. o. w związku z ofertą i sprzedażą usługi oprogramowania (SaaS) za pośrednictwem głównej prezentacyjnej i sprzedażowej witryny internetowej www.carpcup.app, za pośrednictwem komunikacji elektronicznej (B2B), a także przy zarządzaniu ogólnoeuropejskim konkursem dodatkowym „Carp Cup Cup”.
W odniesieniu do danych osobowych gromadzonych i przetwarzanych bezpośrednio za pośrednictwem wyżej wymienionej witryny internetowej oraz powiązanych kanałów komunikacji, w roli Administratora (podmiotu ustalającego cele i sposoby przetwarzania) występuje spółka:
MIBO-SPRINGS s. r. o.
Siedziba: Jablonica 340, 906 32 Jablonica, Republika Słowacka
IČO: 57 573 361
DIČ: 212 283 1392
Wpis do Rejestru Handlowego (OR): Sąd Rejonowy w Trnawie (Okresný súd Trnava), wydział: Sro, numer wkładki: 62928/T
Strona internetowa: https://carpcup.app
E-mail: [email protected]
Telefon: +421 948 20 88 99
(dalej jako „Administrator”)
Administrator przetwarza dane osobowe w ścisłej zgodności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (dalej jako „RODO”), z ustawą nr 18/2018 Dz. U. o ochronie danych osobowych oraz z innymi właściwymi przepisami prawa Republiki Słowackiej i Unii Europejskiej.
OSTRZEŻENIE DOTYCZĄCE PODZIAŁU RÓL: Niniejsze Zasady mają zastosowanie wyłącznie do głównej domeny carpcup.app. Do przetwarzania danych osobowych wędkarzy i odwiedzających bezpośrednio na dedykowanych subdomenach zawodów lokalnych (np. nazov.carpcup.app) zastosowanie mają odrębne zasady ochrony danych osobowych danego lokalnego Organizatora. Lokalny Organizator jest w takim przypadku wyłącznym Administratorem danych, natomiast spółka MIBO-SPRINGS s. r. o. na subdomenach występuje wyłącznie w roli technicznego Podmiotu przetwarzającego.
II.
Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych
Dane osobowe są zawsze przetwarzane w z góry określonych, wyraźnie wskazanych i prawnie uzasadnionych celach oraz w zakresie niezbędnym do ich osiągnięcia. Cele i podstawy prawne przetwarzania są następujące:
a) Obsługa zapytań i wykonanie umowy (sprzedaż oprogramowania B2B/B2C): Przetwarzanie danych z formularzy kontaktowych i zamówieniowych na stronie internetowej, późniejsza komunikacja e-mailowa, sporządzanie ofert cenowych, techniczne uruchomienie Usługi (wdrożenie subdomeny), zarządzanie dostępami oraz świadczenie wsparcia podczas testów (UAT).
Podstawa prawna: Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).
b) Wypełnianie obowiązków podatkowych i księgowych (Fakturowanie): Wystawianie faktur pro forma, prawidłowych dokumentów podatkowych, weryfikacja ważności numerów VAT w ramach UE (przez system VIES), ewidencja płatności oraz wymagana prawem archiwizacja dokumentów.
Podstawa prawna: Wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO) w związku z przepisami podatkowymi oraz ustawą o rachunkowości.
c) Centralny konkurs „Carp Cup Cup” (Galeria Sław): Transfer systemowy, stałe publikowanie i przechowywanie danych oraz zdjęć najcięższych połowów w ogólnoeuropejskiej cyfrowej Galerii Sław w domenie carpcup.app. Dane te, po ich uprzedniej i nieodwracalnej anonimizacji, służą również do późniejszej analizy danych i trenowania przyszłych modeli sztucznej inteligencji (AI).
Podstawa prawna: Wyraźna i odrębna zgoda osoby, której dane dotyczą, udzielona na zawodach lokalnych za pomocą mechanizmu „Double Opt-in” (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO).
d) Marketing, referencje B2B i budowanie marki: Publikacja logo, nazwy handlowej Klienta (Organizatora) lub nazwy jego zawodów w sekcji referencyjnej witryny carpcup.app w celu promocji B2B platformy.
Podstawa prawna: Zgoda Klienta wyrażona poprzez aktywną akceptację Ogólnych Warunków Handlowych (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO). Klient ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę.
e) Ochrona prawnie uzasadnionych interesów i bezpieczeństwo: Obrona i dochodzenie roszczeń prawnych, windykacja należności, logowanie incydentów systemowych w celu zapewnienia bezpieczeństwa sieci oraz zapobieganie atakom cybernetycznym.
Podstawa prawna: Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).
III.
Kategorie osób, których dane dotyczą, oraz przetwarzanych danych osobowych
Administrator przetwarza dane osobowe następujących kategorii osób, których dane dotyczą, w ściśle zminimalizowanym zakresie:
a) Klienci (Organizatorzy zawodów) i ich przedstawiciele: Dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, tytuł, stanowisko), dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu), dane do fakturowania (nazwa firmy, adres siedziby/zamieszkania, IČO, DIČ, IČ DPH, dane bankowe), dane dotyczące treści komunikacji B2B, materiały techniczne dostarczone przez Klienta oraz przekazane loga referencyjne.
b) Uczestnicy konkursu Carp Cup Cup (Wędkarze): Dane transferowane z subdomen wyłącznie w zakresie: imię i inicjał nazwiska (np. „Jozef K.”), nazwa drużyny konkursowej, waga połowu oraz wizerunek osoby fizycznej utrwalony na przesłanym zdjęciu połowu (UGC).
c) Odwiedzający witrynę internetową carpcup.app: Dane techniczne i eksploatacyjne (adres IP, czas dostępu, typ urządzenia), dane z plików cookies zarządzane za pośrednictwem odrębnego paska cookies.
IV.
Źródło danych osobowych
Administrator pozyskuje dane osobowe w pierwszej kolejności bezpośrednio od osób, których dane dotyczą – klientów B2B (Organizatorów) – poprzez wypełnienie formularzy kontaktowych i zamówieniowych oraz za pośrednictwem komunikacji e-mailowej.
W przypadku uczestników centralnego konkursu Carp Cup Cup dane osobowe pozyskiwane są pośrednio – poprzez ich techniczny transfer z baz danych lokalnych Organizatorów, jednakże transfer ten odbywa się w pełni legalnie i wyłącznie na podstawie wyraźnej zgody w modelu „Double Opt-in”, której osoba, której dane dotyczą, udzieliła osobiście bezpośrednio na zawodach lokalnych.
W relacjach B2B Administrator może pozyskiwać dane również z publicznie dostępnych źródeł (Rejestr Handlowy, Rejestr Działalności Gospodarczej, portal Administracji Finansowej Republiki Słowackiej, VIES) w celu weryfikacji poprawności danych do fakturowania.
V.
Okres przechowywania danych osobowych
Dane osobowe są przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do osiągnięcia celu:
a) Dokumenty podatkowe i księgowe (Faktury): Przechowywane są zgodnie z ustawą o rachunkowości przez 10 lat od końca roku obrotowego, w którym zostały wystawione.
b) Umowna dokumentacja B2B i komunikacja: Dane związane ze sprzedażą oprogramowania są przechowywane przez cały okres świadczenia Usługi, a następnie w trakcie biegu ogólnych terminów przedawnienia (standardowo 4 lata) w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami prawnymi. Zapytania, które nie prowadzą do zawarcia transakcji, są usuwane bez zbędnej zwłoki (z reguły w ciągu 1 roku).
c) Referencje marketingowe (Loga klientów B2B): Przetwarzane są na witrynie internetowej aż do momentu udokumentowanego wycofania zgody (żądania usunięcia logo przez Klienta).
d) Dane w konkursie Carp Cup Cup (Galeria Sław): Przechowywane są publicznie w historycznej Galerii Sław długoterminowo, aż do momentu wycofania udzielonej zgody (Opt-out) przez wędkarza w rozumieniu Regulaminu Konkursu. (Strony umowy wyraźnie przyjmują do wiadomości, że prawa do usunięcia danych nie można z powodów technologicznych wyegzekwować w stosunku do już wytrenowanych modeli AI oraz pogłębionych wyników analitycznych, do których dane te zostały wprowadzone w ich nieodwracalnie zanonimizowanej postaci).
VI.
Odbiorcy danych osobowych i przekazywanie danych do państw trzecich
W celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Usługi, Administrator udostępnia dane osobowe w niezbędnym zakresie zweryfikowanym podwykonawcom (dalszym podmiotom przetwarzającym), którzy spełniają rygorystyczne standardy bezpieczeństwa:
a) Dostawcy infrastruktury IT i hostingu internetowego: W szczególności spółka WebSupport, s.r.o. (IČO: 36 421 928), która zapewnia serwery, bazy danych, obsługę poczty e-mail (SMTP) oraz technologiczne, szyfrowane kopie zapasowe (backups).
b) Dostawcy usług księgowych, podatkowych i prawnych, związani ustawowym i umownym obowiązkiem zachowania poufności.
c) Organy władzy publicznej i organy ścigania: W zakresie niezbędnym do wypełnienia obowiązków prawnych.
Wszystkie serwery, produkcyjne bazy danych i technologiczne kopie zapasowe znajdują się wyłącznie na terytorium Unii Europejskiej (UE). W przypadku korzystania z międzynarodowych narzędzi analitycznych i marketingowych (np. Google Analytics na podstawie zgody poprzez pliki cookies), przekazywanie danych do państw trzecich (USA) jest chronione decyzją Komisji stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony (EU-U.S. Data Privacy Framework).
VII.
Prawa osób, których dane dotyczą
Każda osoba, której dane dotyczą, posiada na mocy przepisów RODO następujące prawa wobec Administratora:
Prawo dostępu do danych: Uprawnienie do uzyskania potwierdzenia, czy przetwarzane są jej dane osobowe, oraz do uzyskania ich kopii.
Prawo do sprostowania danych: Uprawnienie do żądania niezwłocznego sprostowania nieprawidłowych danych osobowych lub uzupełnienia niekompletnych danych osobowych.
Prawo do usunięcia danych (Prawo do bycia zapomnianym): Jeżeli dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, jeżeli zgoda została wycofana (np. żądanie usunięcia zdjęcia z Galerii Sław) lub w przypadku skutecznego wniesienia sprzeciwu. (Prawo to nie ma zastosowania do danych wymaganych do wypełnienia ustawowego obowiązku z zakresu rachunkowości).
Prawo do ograniczenia przetwarzania.
Prawo do przenoszenia danych.
Prawo do sprzeciwu: W szczególności wobec przetwarzania dokonywanego na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora.
Prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie: Jeżeli podstawą prawną przetwarzania jest zgoda, osoba, której dane dotyczą, może ją wycofać w dowolnym momencie i bezpłatnie, przy czym nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
VIII.
Egzekwowanie praw i kontakt z organem nadzorczym
Osoba, której dane dotyczą, może wyegzekwować swoje prawa drogą elektroniczną, wysyłając wniosek na adres e-mail: [email protected] lub w formie pisemnej na adres pocztowy siedziby Administratora. Ze względów bezpieczeństwa Administrator zastrzega sobie prawo do odpowiedniego zweryfikowania tożsamości wnioskodawcy przed rozpatrzeniem wniosku. Wnioski są rozpatrywane bezpłatnie i bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu jednego (1) miesiąca.
Jeżeli osoba, której dane dotyczą, uważa, że doszło do naruszenia jej praw w zakresie ochrony danych osobowych, ma prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego, którym jest Urząd Ochrony Danych Osobowych Republiki Słowackiej (Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava, www.dataprotection.gov.sk).
IX.
Bezpieczeństwo danych osobowych i Technologiczne kopie zapasowe
Administrator wdrożył rygorystyczne techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa w celu ochrony danych. Komunikacja w witrynie internetowej odbywa się za pośrednictwem szyfrowanego protokołu HTTPS. W celu zapewnienia ciągłości działania (Disaster Recovery), w ramach hostingu wykonywane są kompleksowe, automatyczne i szyfrowane kopie zapasowe. Osoby, których dane dotyczą, przyjmują do wiadomości, że w przypadku skorzystania przez nie z prawa do usunięcia danych, dane te zostaną natychmiast usunięte z publicznej witryny internetowej oraz aktywnych baz danych, jednak ze względów technologicznych mogą tymczasowo (z reguły od 14 do 30 dni) pozostać w pasywnych kopiach zapasowych, dopóki nie zostaną automatycznie nadpisane przez cykl retencji.
X.
Postanowienia końcowe
Niniejsze Zasady są publicznie i trwale dostępne w domenie carpcup.app. Administrator zastrzega sobie prawo do jednostronnej zmiany i uzupełniania Zasad w dowolnym momencie, w szczególności w związku z rozwojem ustawodawstwa lub innowacjami w architekturze IT platformy. Zmiany wchodzą w życie z chwilą ich opublikowania.
W Jablonicy, dnia 14.09.2026 r.